Pernilla Stafstedt, verksarkivarie, och Markus Hallström, chef för arkivenheten. Grattis till utmärkelsen ”Årets arkiv”!
Vad är det för utmärkelse Migrationsverkets arkiv har fått?
– Sedan 2009 utses ”Årets arkiv” av fackförbundet DIK* i samarbete med
Riksarkivet, Näringslivets arkivråd och Föreningen för arkiv och informationsförvaltning.
Det här var första gången som en statlig myndighet får priset, säger
Pernilla Stafstedt.
Vilken är motiveringen till priset?
– Framför allt pekar juryn på hur vi använt digitalisering för att effektivisera
verksamheten.
Hur kommer det sig att ni var två personer som fick ta emot priset?
– Verkets arkiv består inte bara av det fysiska arkivet, utan också av e-arkivet. I
arbetet med att bygga upp e-arkivet har Pernilla varit drivande. Hon och de två
andra verksarkivarierna arbetar inte på arkivenheten, utan på rättsenheten, säger
Markus Hallström.
Både han och Pernilla Stafstedt betonar att det är många personers arbete som lett
fram till att Migrationsverket fått priset.
– Alla duktiga och effektiva medarbetare i arkivet är jätteviktiga. Sedan har vi har
projekten som arbetat med e-arkivet och skanning. Och utan det it-stöd vi fått från
team orange på it-sektionen hade vi aldrig kunnat få igång e-arkivet. Rättsenheten
som utfärdat så många bra styrdokument är också delaktiga.
– Dessutom kan de chefer som förstått att satsa på långsiktig utveckling och bra
infrastruktur i våra it-system också känna sig stolta.
Vilka är det viktigaste faktorerna som gjort arkivet framgångsrikt?
– Samarbete, delaktighet och många fantastiska medarbetare. Och att två bra
projekt har utvecklat verksamheten. Att vi införde ett leanbaserat arbetssätt på
arkivenheten var en stor och viktig förändring, säger Markus Hallström.
I sin motivering till priset nämner DIK att Migrationsverket är en av de första
myndigheterna som infört ett e-arkiv och ligger i framkant med digitaliseringen. Vad
ligger bakom de orden?
– Vi är faktiskt en av få myndigheter som har ett e-arkiv som är i produktion. Varje
dag levererar arkivenheten digitaliserade handlingar som på natten förs över till
e-arkivet för långtidsförvaring. Samtidigt tas informationen bort från den centrala
utlänningsdatabasen (CUD), berättar Pernilla Stafstedt.
Hur blir man nominerad till priset ”Årets arkiv”?
– Det är någon som tipsar juryn. Sedan kom det personer ur juryn till Norrköping och
intervjuade både mig och Pernilla. I mars blev det officiellt att vi var en av tre
kandidater till priset, säger Markus Hallström.
När fick ni reda på att ni faktiskt kammat hem förstapriset?
– Det blev en överraskning under själva prisceremonin. Just nu deltar vi i en
”arkivvecka” i Visby och priset delades ut i onsdags kväll vid en galamiddag för 450
personer.
Vad ska ni göra med prispengarna – 20 000 kronor?
– Vi ska ordna vidareutbildning för alla som varit delaktiga. Pengarna räcker
förhoppningsvis till en bra föreläsning med lunch.
Vad händer nu?
– Vi fortsätter som vanligt med vår effektiva verksamhet. Själv slutar jag dock på
myndigheten den sista juli. Roligt att verksamheten är på topp när jag lämnar över till
min efterträdare, säger Markus Hallström.
Intervju av Lena Hagberg. Publicerad på Migrationsverkets Intranät 2017-05-19
Migrationsverket kommer att tala på Arkivforum 8-9 november 2017.