Projektchef, finska riksarkivet
Det finska riksarkivet har precis blivit klara med sitt omfattande projekt för mottagnings- och servicesystemet för elektroniskt material (VAPA). Mårten Stenius, projektchef på finska riksarkivet är väldigt nöjd över resultatet. Inför Mårtens föredrag på Arkivforum 9-10 november har vi intervjuat Mårten.
Vad är du mest nöjd med nu när du kan blicka tillbaka på de fyra år du arbetat med projektet?
Vi är väldigt nöjda med motorn som vi har i bakgrunden i e-arkivet och som verkar passa bra i mottagningen av materialet. Vi har också arbetat otroligt mycket med datasäkerheten. Det har medfört en hel del arbete utöver det planerade , men så här i efterhand har det varit värt mödan. Vi anser att det är viktigt att prioritera säkerheten av materialet i e-arkivet.
Vilka problem har ni stött på?
Utvecklingen av systemet har gått relativt smidigt, men den mest krävande delen har varit arbetet med leveranserna av materialet. Det har inte tidigare funnits någon digital mottagning av myndigheternas handlingar och man har inte heller arbetat med verifiering av materialet, så allt vi gjorde var helt nytt.
Projektarbetet visade att myndigheterna har problem att leverera digitala handlingar som uppfyller arkivverkets normer för digitala leveranser. Vi har kontroller i systemet som kontrollcheckar att allt metadata som krävs finns med och att det är rätt format. Det har varit krävande för myndigheterna och systemleverantörna att uppfylla detta. Detta moment har varit mycket svårare än vad vi trodde från början.
Hur går arbetet i Finland med e-arkiv?
För att arkivera digitalt så behöver man ett tillstånd från Riksarkivet. Vad jag vet så är det inget annat land som har det kravet. Förutom VAPA har lantmäteriverket byggt ett eget e-arkiv. Förövrigt så är inga andra projekt klara. Under utveckling finns ett kommersiellt e-arkiv, som erbjuder tjänster åt kommuner vilka samtidigt är aktionärer i bolaget.
Nu känns det som att vi har något att bygga vidare på här i Finland när VAPA systemet är i drift. Det kommer hända mycket de närmaste åren. Vi måste dock arbeta vidare med den digitala hanteringen av handlingarna från myndigheterna och säkerställa att de uppfyller kraven.
Hur skiljer sig ert arbete från oss i Sverige?
Vår lagstiftning är ungefär likadan vilket ger Riksarkiven rätt att ge instruktioner och normer för hur handlingar ska hanteras inom myndigheternas sakbehandlingssystem. Tyvärr är jag inte helt insatt i hur det arbetas i Sverige, men jag anser att det skulle vara bra med mer samarbete på en mer konkret nivå mellan länderna.
Nu sker samarbetet mellan Finland och de övriga nordiska länderna mest i samband med nordiska seminarier. Det skulle behövas mer samarbete i form av projekt där vi tillsammans kan lösa specifika problem.
Vad har du för praktiska råd till de organisationer som ska implementera ett e-arkiv?
Jag rekommenderar att satsa tid på informationsstyrningen genom att dokumentera processhanteringen av handlingarna och därigenom klassificera dessa, så att man får dem rätt från början. Det viktiga är att systemen levererar metadata, som tillförlitligt beskriver handlingarnas ursprung, integritet och behandlingsfaser. Det höjer beviskraften i handlingarna. I samband med informationsstyrningen får man också svar på frågan: hur lång bevaringstid ska handlingen ha?
Något annat som är viktigt är att skapa automatiska modeller och metoder för att skapa och ta till vara metadata som i fortsättningen ska stå för beviskraften av långtidsbevarade handlingarna. Sedan sträva till att göra leveranserna av materialet så automatiska som möjligt. Där finns det mycket att spara. Man bör undvika manuell kontroll eller korrigering av stora mängder material. Det är alltför resurskrävande.
Vad kan vi förvänta oss av ditt föredrag på Arkivforum den 9-10 november?
Jag ska beskriva de förutsättningar som Finland satt för e-arkiveringen och hur vi rott hem VAPA projektet. Jag ska också ge praktiska tips till er i Sverige på hur man lyckas med e-arkiveringen.
Det ser vi fram emot! Tack för intervjun Mårten. Vi ses i november på Arkivforum.
Kort om VAPA:
Med hjälp av VAPA kan organisationerna inom statsförvaltningen överföra sina elektroniska dokument till arkivverket för varaktig förvaring. Via tjänsten kan materialet användas av organisationerna själva och senare även av forskare.
Syftet med VAPA är att säkerställa att det mottagna materialet kan förvaras på ett tillförlitligt och datasäkert sätt i hundratals år. Det har inte funnits någon motsvarande tjänst tidigare i Finland. Genom VAPA överförs ansvaret för förvaringen från organisationen till arkivverket, och således frigörs resurser så att myndigheterna kan koncentrera sig på sin kärnverksamhet.
I pilotprojektet för VAPA-tjänsten deltog Finansministeriet, Inrikesministeriet, Statskontoret och Riksarkivet. Pilotorganisationerna kommer också att vara de första egentliga kunderna. Tanken är att de första överföringarna ska göras före utgången av 2011. För närvarande utreds huruvida VAPA-tjänsten kan öppnas för kommunsektorn.
Utöver Riksarkivet deltog fem parter i genomförandet av tjänsten: Tieto Abp som leverantör av VAPA-systemet, CSC som leverantör av användartjänsterna, Ixonos Abp som testare, KPMG med ansvar för revisionen av datasäkerheten och FCG med ansvar för kvaliteten på projektet.