Digitala & analoga arkiv – Arkivmyndighetens våndor och dilemman

När arkivmyndigheten tar över vissa arkiv från verksamheter ställs den inför ett antal utmaningar som kan påverka den enskilda medborgaren, andra myndigheter och arkivmyndigheten. Exempel på frågor som kan aktualiseras är:

– Sekretessen mellan myndigheter: Hur hanterar vi sekretessen när verksamheten behöver sekretesshandlingar som den har lämnat ifrån sig?
– Kunskapen i sekretessprövningen: Har vi nödvändig kunskap?
– Dataskyddet?
– Tillgänglighetskrav: Är vi skyldiga att tillgängliggöra alla arkiv på samma villkor?
– Om verksamheten inte kan leverera kompletta arkiv?

I Gävle kommun våndas vi över dessa frågor som uppstår när allt fler verksamheter trycker på för att få överlämna sina arkiv pga. digitaliseringen, sparkrav och utrymmesbrist.

Under anförandet kommer ni få ta del av hur vi har hanterat utmaningarna.

Så inför vi systematisk informationsförvaltning

Systematisk informationsförvaltning (SIF) är Uppsala kommuns ledningssystem för informationsförvaltning.

Vi inför SIF för att skapa förutsättningar för en effektiv och lagenlig informationsförvaltning som omfattar alla viktiga perspektiv.

Med SIF får informationsförvaltningen en samordnad styrning, ett samordnat stöd, kontinuerlig uppföljning och utveckling. Stödfunktionerna och verksamheterna får förutsättningar för att samarbeta och det blir tydligt vad som ska göras och vem som ska göra det. Det bli mer ordning och reda, helt enkelt.

En del i införandet av SIF är projektet Arbetssätt med verktygsstöd för processbaserad informationsstyrning (AVI). Här upphandlar vi ett koncerngemensamt verktygsstöd för informationsstyrning för bland annat:
– informationskartläggning och informationshanteringsplaner (IH-planer)
– informationssäkerhetsklassning och självvärdering
– riskhantering
– artikel 30-register
– processkartor

Att samla resultatet från dessa centrala perspektiv för informationshantering på en enda plats hoppas vi ska bidra till synergieffekter mellan de olika perspektiven.

Vi vill alltså vidareutveckla det som fungerar och förbättra det som inte fungerar lika bra genom regelbunden uppföljning och ständiga förbättringar både hos verksamheterna och expertfunktionerna. Det ska vara lätt att göra rätt!